Asiakirjojen yhteiskäyttö ja jakaminen Wordissa Windowsissa

Mitä tulee asiakirjojen parissa työskentelemiseen, Microsoft Word on edelleen kultainen standardi. Näin voit jakaa Word-dokumentteja ja käsitellä niitä muiden kanssa. Ensinnäkin: ennen kuin voit aloittaa yhteistyön dokumentin parissa, sinun on tallennettava se pilvitallennuspalveluun, kuten OneDrive tai SharePointi. Tällä tavalla jokainen dokumentin parissa työskentelevä voi käyttää sitä omilla laitteillaan. Kun asiakirja on tallennettu pilveen, avaa se Wordissa ja napsauta oikeassa yläkulmassa olevaa Jaa-painiketta. Tämä tuo esiin ikkunan, jossa voit kutsua muita katsomaan tai muokkaamaan asiakirjaa. Jos haluat vain antaa jonkun muun tarkastella asiakirjaa, napsauta Hanki linkki -painiketta ja valitse sitten, haluatko luoda linkin, jota voivat tarkastella kuka tahansa vai vain ihmiset, joilla on Microsoft-tili. Kopioi linkki ja lähetä se niille, jotka haluavat nähdä asiakirjan. Jos haluat antaa jonkun muun muokata asiakirjaa, napsauta Kutsu ihmisiä -painiketta ja anna heidän sähköpostiosoitteensa. Voit myös lisätä viestin, jossa kerrotaan, mitä haluat heidän tekevän asiakirjalle. Kun olet valmis, napsauta Lähetä-painiketta, niin he saavat sähköpostin, jossa on linkki asiakirjaan. Siinä kaikki! Muutamalla napsautuksella voit helposti jakaa asiakirjoja kenen tahansa kanssa, jonka kanssa haluat tehdä yhteistyötä.

Microsoft Office on parantanut yhteistyöominaisuuksiaan, jotta useat tekijät voivat työskennellä asiakirjan parissa samanaikaisesti. Sen avulla käyttäjä voi jakaa tiedoston OneDrivessa ja nähdä, kuka sen parissa työskentelee, ja jopa saada linkin lähetettäväksi muille käyttäjille, jotta kyseiseen asiakirjaan on helpompi päästä käsiksi.

Yhteistyö on keskeinen osa hyvää dokumenttien luomista monissa työympäristöissä. Toisin kuin useimmat muut ominaisuudet Microsoft Word , yhteistyötyökaluja on hieman vaikea käyttää. Tämän hienon ominaisuuden avulla käyttäjä voi kuitenkin nähdä reaaliajassa, mitä muutoksia toinen henkilö on tehnyt dokumenttiin.

Tee yhteistyötä ja jaa asiakirjoja Microsoft Wordissa

Katsotaanpa, kuinka voit tehdä yhteistyötä, muokata, yhteismuokata ja jakaa Microsoft Word -asiakirjoja.

1] Ennen kuin määrität tiedostojen jakamisen, varmista, että OneDrive-tililläsi on jaettu kansio. Toisaalta voit käyttää ' Julkinen ”, joka on olemassa oletuksena sinulle.

2] Jos tarvitset oman tilin, avaa Word ja napsauta tiedosto vaihtoehto. Tiedosto-valikossa sinun on napsautettava Tallenna nimellä ja sitten Lisätä s pitsi . 'Lisää sijainti' antaa sinulle vaihtoehtoja palveluille, joita saatat haluta käyttää, kuten SharePoint tai OneDrive.

3] Täytä kirjautumisnäyttö, joka tulee näkyviin valitsemasi vaihtoehdon kohdalla. Kun olet valmis, uusi sijainti näkyy Wordissa Tallenna nimellä -vaihtoehdon alla. Tallennuksen jälkeen voit jakaa tiedoston napsauttamalla tiedosto vaihtoehto ja sitten Jaa vaihtoehto ja sinä valitset vaihtoehdon Jaa ihmisten kanssa tai minä nvite People .

4] Jos haluat kutsua ja jakaa tiedoston, sinun on syötettävä ja lisättävä jaettavien ihmisten sähköpostiosoitteet ja lähetettävä heille sitten linkki tiedostoosi. Tämä tapahtuu, kun napsautat Jaa ja valitse 'Hae jakamislinkki'. Kun olet antanut sähköpostiosoitteesi, voit valita, haluatko työtovereiden muokkaavan tiedostoa vai vain katselevan sitä.

5] Jos valitset muokata vaihtoehdolla annat kollegoillesi oikeuden muokata asiakirjaasi. Sinä ja ihmiset, joille jaoit tiedoston, voitte tehdä siihen muutoksia. Kuitenkin sisään Katso vaihtoehto, toinen osapuoli ei voi tehdä mitään muutoksia, mikä tekee tiedostostasi turvallisen.

Ponnahdusikkuna ilmoittaa, jos joku muokkaa asiakirjaasi, ja korostettu osa näyttää muutokset, joita muut ovat tehneet tiedostoosi.

Voit poistaa ihmisiä napsauttamalla käyttäjänimeä hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla Poista käyttäjä -vaihtoehdon. Jos annat työtoverin muuttaa tiedostoa ja muutat sitten mielesi, voit muuttaa kyseisen työntekijän käyttöoikeuksia. Napsauta työntekijän nimeä luettelossa hiiren kakkospainikkeella ja valitse 'Muuta katseluoikeus'. Voit myös toimia toisin antamalla työntekijälle oikeuden muokata tiedostoa sen jälkeen, kun hän on antanut hänelle mahdollisuuden tarkastella sitä.

Kun olet lähettänyt viestin, voit napsauttaa X-painiketta näytön oikeassa yläkulmassa.

cutepdf-ikkunat 10

Lähde : office.com .