Kuinka pakata ja pienentää postilaatikon kokoa Microsoft Outlookissa

Jos postilaatikkosi on täynnä, saatat joutua pakkaamaan tai pienentämään sen kokoa. Tässä on joitain vinkkejä tämän tekemiseen Microsoft Outlookissa. Avaa ensin Outlook ja siirry Tiedosto-välilehteen. Valitse sitten Asetukset ja napsauta Mail. Napsauta Lähetä/vastaanota-otsikon alla olevaa painiketta, jossa lukee Tyhjennä roskakori. Tämä poistaa kaikki Roskakori-kansiossasi olevat kohteet ja vapauttaa tilaa. Siirry seuraavaksi Kansiot-välilehteen ja napsauta Näytä asetukset. Napsauta Näytä asetukset -valintaikkunassa Tyhjennä kansiot -painiketta. Tämä poistaa kaikki tyhjät kansiot postilaatikostasi. Siirry lopuksi Tiedosto-välilehteen ja napsauta Puhdistustyökalut. Napsauta Cleanup Tools -valintaikkunassa Postilaatikon puhdistus -painiketta. Näin voit poistaa postilaatikostasi kaikki vanhat tai käyttämättömät kohteet. Seuraamalla näitä ohjeita, sinun pitäisi pystyä pienentämään postilaatikkosi kokoa ja estämään sen täyttyminen.

ilmainen bitcoin-kaivosohjelmisto Windows 10

Microsoft Outlook , Outlook-asiakasohjelma tai Live-sähköpostipalvelu, tallenna sähköpostit ja liitteet offline-tilassa. Kun vastaanotat ja lähetät sähköposteja, tietokannan koko kasvaa jatkuvasti. Vaikka se varmistaa, että voit käyttää sähköpostiasi, kun et ole yhteydessä Internetiin, se tarkoittaa myös sitä, että postilaatikkosi kasvaa jatkuvasti. Tässä viestissä selitämme, kuinka voit pakata ja pienentää postilaatikon kokoa Microsoft Outlookissa.

Pienennä ja pienennä postilaatikon kokoa Microsoft Outlookissa

Suuremman postilaatikon haittana on, että se hidastaa asioita. Jonkin löytäminen ja etsiminen vie enemmän aikaa. Lisäksi sähköpostipalveluntarjoajat, kuten Office 365, rajoittavat postilaatikon enimmäiskokoa. Tämä tarkoittaa, että ellet pienennä postilaatikon kokoa Microsoft Outlookissa, et voi lähettää tai vastaanottaa sähköpostia.

Mihin kaikki Outlook-postilaatikon tiedot on tallennettu

Jos käytät POP- tai IMAP-ominaisuutta, kaikki tiedostot, sähköpostit, kansiot, yhteystiedot jne. tallennetaan Outlook-datatiedostoon (.pst). Jos käytät Office 365-, Exchange- tai Outlook.com-tiliä, postilaatikkosi tiedot ovat käytettävissä offline-tilassa Outlook-datatiedostossa (.ost). Vaikka sähköpostien ja liitteiden poistaminen voi auttaa, jos tallennat kaikki tiedot PST-tiedostoon, se ei pakkaa itsestään.

Muistilappu: Olemme keskustelleet kahdesta muusta tapaa poistaa tiedostoja Outlookista. Jos käytät niitä ja pienennät sitten manuaalisesti postilaatikkotiedoston kokoa, se auttaa tulevaisuudessa.

Windows 10: n apc-indeksin eroavuus

Pakkaa ja pienennä Outlook-datatiedosto (.pst)

PST-tiedoston etuna on, että kun sähköpostit poistetaan, se tiivistää automaattisesti tietokannan taustalla. Pakkausprosessi tapahtuu, kun et käytä Outlookia. Voit myös pakata sen tekemällä seuraavat manuaalisesti:

1. Avaa Outlook ja poista ei-toivotut kohteet. Kun tiedostot poistetaan, ne päätyvät Poistetut-kansioon. Napsauta hiiren kakkospainikkeella ja tyhjennä se.
2. Napsauta Tiedosto > Tilin asetukset > Tilin asetukset .
3. Vaihtaa Päivämäärätiedostot -välilehti. Valitse datatiedosto, jonka haluat pakata. Napsauta sitten asetukset .
4. Napsauta Lisäasetukset-välilehteä> Outlookin datatiedoston asetukset.
5. Napsauta Outlook Data File Options -valintaikkunassa Pakkaa nyt ja napsauta sitten Hieno .

PST-tiedoston koosta riippuen pakkaus voi kestää useita minuutteja.

Pakkaa ja pienennä offline-tilassa oleva Outlook-datatiedosto (.ost)

Monet sähköpostitilit käyttävät offline-tilassa olevaa Outlook-datatiedostoa tietojen tallentamiseen. OST- tai offline-tilassa oleva Outlook-datatiedosto on samanlainen kuin PST- tai Outlook-datatiedosto yhdellä poikkeuksella. Et voi tuoda tai viedä offline-tilassa olevaan Outlook-datatiedostoon (.ost).

1. Klikkaus tiedosto > Tiliasetukset, Tilin asetukset .
2. Päällä Päivämäärätiedostot , napsauta datatiedostoa, jonka haluat pakata, ja napsauta sitten asetukset .
3. Napsauta kuvaketta Pitkälle kehittynyt välilehti> Outlookin datatiedostoasetukset .
4. Napsauta Outlook Data File Options -valintaikkunassa Pakkaa nyt ja napsauta sitten Hieno .

Käytä sähköpostin puhdistustyökalua

Outlook tarjoaa sisäänrakennetun sähköpostin puhdistustyökalun, tai voit käyttää sitä Outlook Attachment Cleanup Tool Voit etsiä vanhoja ja suuria viestejä, jotka voidaan poistaa tai siirtää PST-tiedostoon. Se voi myös poistaa sähköpostipalvelimen kanssa ristiriidassa olevat sähköpostikopiot. Joskus poistamme tiedostoja palvelimelta, mutta ne ovat edelleen käytettävissä asiakkaalla ja vievät tilaa.

Suorita Postilaatikon puhdistustyökalu

1. Napsauta Tiedosto > Työkalut > Postilaatikon puhdistus.
2. Suorita haluttu tehtävä valitsemalla Näytä postilaatikon koko, Etsi kohteita vanhempia, Etsi kohteita suurempi kuin, Näytä poistettujen kohteiden koko, Tyhjä kansio poistetuille kohteille, Näytä ristiriidan koko tai Tyhjät ristiriidat.

Käytä keskustelun puhdistustyökalua

kannettavan tietokoneen akun ilmaisin

Outlook for Office 365 Outlook 2019 Outlook 2016 Office for Business Outlook 2013 ja muut keskustelunpuhdistustyökalu . Keskustelut tai sähköpostikirjeenvaihto ovat yksi ja sama asia. 'Puhutyökalu' on älykäs. Se arvioi jokaisen viestin sisällön, ja jos osa sähköpostista on saatavilla jossakin esikatseluviestissä, se poistaa sen.

Sinulla on kolme lisävaihtoehtoa postilaatikon tiivistämiseen ja pienentämiseen Microsoft Outlookissa

• Tyhjennä tarkistaa valitun keskustelun.
• Folder Cleanup selaa valittua kansiota.
• Puhdista kansio ja alikansiot tarkistaa myös alikansiot.

Nämä ovat parhaat vinkit, joiden avulla voit pakata ja pienentää postilaatikon kokoa Microsoft Outlookissa. Varo kuitenkin aina, ettet poista tärkeitä tiedostoja vahingossa.

Lue lisää : Miten optimoida ja nopeuttaa Microsoft Outlookia .