Excel-tiedoston luominen SharePointissa voi olla hyödyllinen tapa varmistaa, että kaikilla tiimisi jäsenillä on pääsy samaan asiakirjaan heidän sijainnistaan riippumatta. Tämä opas näyttää, kuinka voit luoda jaetun Excel-tiedoston SharePointissa sekä tämän järjestelmän käytön edut. Tämän oppaan avulla voit hyödyntää Excel-tiedoston jakamisen edut SharePointissa ja oppia yksinkertaiset vaiheet sen toteuttamiseksi.
Jaetun Excel-tiedoston luominen Sharepointissa: Voit luoda jaetun Excel-tiedoston Sharepointissa seuraavasti:
- Avaa Sharepoint verkkoselaimessa.
- Valitse kirjasto, johon haluat tallentaa tiedoston.
- Lataa Excel-tiedosto napsauttamalla Lataa-painiketta.
- Kun tiedosto on ladattu, avaa se napsauttamalla sitä.
- Siirry Tiedosto-välilehteen ja valitse Jaa.
- Kirjoita niiden ihmisten nimet, joiden kanssa haluat jakaa tiedoston.
- Valitse käyttöoikeustaso, jonka haluat antaa heille.
- Lopeta napsauttamalla Jaa.
kuinka asettaa Outlook oletussähköpostiohjelmaksi mac
Kuinka luoda jaettu Excel-tiedosto SharePointissa?
SharePoint on tehokas pilvipohjainen yhteistyötyökalu, jonka avulla organisaatiot voivat tallentaa asiakirjoja, laskentataulukoita ja muita digitaalisia resursseja, käyttää niitä ja tehdä yhteistyötä niiden kanssa. Monet yritykset käyttävät SharePointia tietojen ja asiakirjojen isännöimiseen pilvessä, ja se on erinomainen työkalu Excel-laskentataulukoiden jakamiseen kollegoiden ja ulkoisten kumppanien kanssa.
Jaetun Excel-tiedoston luominen SharePointissa on helppoa ja yksinkertaista, ja se vaatii vain muutaman yksinkertaisen vaiheen. Tässä artikkelissa selitämme tarkasti, kuinka se tehdään.
Vaihe 1: Lataa Excel-tiedosto SharePointiin
Ensimmäinen vaihe jaetun Excel-tiedoston luomiseksi SharePointissa on ladata tiedosto SharePoint-sivustoon. Voit tehdä tämän kirjautumalla sisään SharePoint-tiliisi ja siirtymällä asiakirjakirjastoon, johon haluat tallentaa tiedoston. Kun olet asiakirjakirjastossa, napsauta Lähetä-painiketta ja valitse Excel-tiedosto tietokoneeltasi.
Kun tiedosto on ladattu, voit antaa sille nimen ja lisätä muita tietoja, jotka haluat tallentaa tiedostosta. Kun olet valmis, napsauta Tallenna ja tiedosto ladataan SharePoint-sivustoon.
Vaihe 2: Aseta suojaus ja käyttöoikeudet
Kun tiedosto on ladattu SharePointiin, seuraava vaihe on määrittää tiedoston suojaus ja käyttöoikeudet. Tämä määrittää, kuka voi käyttää tiedostoa ja mitä he voivat tehdä sillä. Aseta suojaus ja käyttöoikeudet napsauttamalla asiakirjakirjaston Asetukset-painiketta ja valitsemalla Käyttöoikeudet.
Täältä voit määrittää tiedoston käyttöoikeudet. Voit esimerkiksi tehdä tiedoston julkiseksi, jotta kaikki linkin saaneet voivat käyttää sitä, tai voit tehdä siitä yksityisen ja rajoittaa pääsyn tiettyihin ihmisiin. Voit myös määrittää tietyt käyttöoikeustasot, kuten luku tai muokkaus, eri käyttäjille tai ryhmille.
määrittää Windowsin palomuuri
Vaihe 3: Jaa Excel-tiedosto
Kun suojaus ja käyttöoikeudet on asetettu, seuraava vaihe on Excel-tiedoston jakaminen. Voit tehdä tämän napsauttamalla dokumenttikirjaston Jaa-painiketta ja kirjoittamalla niiden ihmisten sähköpostiosoitteet, joiden kanssa haluat jakaa tiedoston. Voit myös lisätä viestin selittääksesi, miksi jaat tiedoston.
Kun olet valmis, napsauta Lähetä, niin tiedosto jaetaan määrittämiesi ihmisten kanssa. He saavat sähköpostin, jossa on linkki tiedostoon, ja he voivat käyttää sitä SharePoint-tilillään.
Vaihe 4: Aseta tiedostoilmoitukset
Kun Excel-tiedosto on jaettu, seuraava vaihe on määrittää tiedostoilmoitukset. Näin saat ilmoituksen aina, kun joku tekee muutoksia tiedostoon. Voit määrittää tiedostoilmoitukset napsauttamalla asiakirjakirjaston Asetukset-painiketta ja valitsemalla Hälytykset.
Täältä voit valita, minkä tyyppisiä ilmoituksia haluat vastaanottaa. Voit esimerkiksi saada ilmoituksen aina, kun tiedostoa muokataan, kun joku kommentoi tiedostoa tai kun joku luo uuden version. Kun ilmoitukset on asetettu, saat ilmoituksen aina, kun joku tekee muutoksia tiedostoon.
Vaihe 5: Tee yhteistyötä Excel-tiedoston parissa
Viimeinen vaihe on Excel-tiedoston yhteistyö. SharePointin avulla on helppoa tehdä yhteistyötä tiedostojen kanssa reaaliajassa, ja voit tehdä tämän juuri luomallasi Excel-tiedostolla. Aloita yhteistyö napsauttamalla dokumenttikirjaston Yhteistyö-painiketta ja valitsemalla Muokkaa selaimessa.
Tämä avaa Excel-tiedoston selaimessa, ja sinä ja yhteistyökumppanisi voitte tehdä muutoksia tiedostoon reaaliajassa. Voit myös keskustella keskenään chat-ikkunassa, ja kaikki muutokset tallentuvat automaattisesti.
Vaihe 6: Lataa Excel-tiedosto
Kun olet lopettanut yhteistyön Excel-tiedoston parissa, voit ladata sen tietokoneellesi. Voit tehdä tämän napsauttamalla dokumenttikirjaston Lataa-painiketta ja valitsemalla Lataa Excelinä. Tämä lataa tiedoston tietokoneellesi, ja voit sitten käyttää sitä haluamallasi tavalla.
Vaihe 7: Hallitse versionhallintaa
SharePointin avulla on myös helppo hallita Excel-tiedoston versionhallintaa. Voit tehdä tämän napsauttamalla asiakirjakirjaston Asetukset-painiketta ja valitsemalla Versiohistoria. Tämä avaa luettelon kaikista tiedoston versioista ja voit tarkastella tiedostoon ajan mittaan tehtyjä muutoksia.
Voit myös tarvittaessa palauttaa tiedoston aiemman version. Voit tehdä tämän valitsemalla palautettavan version ja napsauttamalla Palauta, jolloin versio palautetaan aiempaan tilaan.
Vaihe 8: Poista Excel-tiedosto
Kun olet lopettanut Excel-tiedoston käsittelyn, voit poistaa sen SharePointista. Voit tehdä tämän napsauttamalla asiakirjakirjaston Asetukset-painiketta ja valitsemalla Poista. Tämä poistaa tiedoston pysyvästi SharePoint-sivustolta, eikä sitä voi enää tarkastella tai ladata.
Vaihe 9: Hallinnoi tallennustilaa
Kun olet lopettanut Excel-tiedoston hallinnan, voit hallita tallennustilaasi varmistaaksesi, että sinulla on tarpeeksi tilaa kaikille tiedostoillesi. Voit tehdä tämän napsauttamalla Tallennus-painiketta dokumenttikirjastossa ja valitsemalla Hallitse tallennustilaa.
Täältä voit tarkastella käyttämääsi tallennustilaa ja jäljellä olevaa tallennustilaa. Voit myös vapauttaa tallennustilaa poistamalla tiedostoja, joita et enää tarvitse.
Vaihe 10: Tarkkaile tiedostotoimintaa
Lopuksi voit valvoa tiedostojen toimintaa varmistaaksesi, että tiedostojasi käytetään ja käytetään asianmukaisesti. Voit tehdä tämän napsauttamalla asiakirjakirjaston Toiminto-painiketta ja valitsemalla Monitor. Tämä näyttää sinulle, kuka on käyttänyt tiedostoa ja milloin, sekä kaikki tiedostoon tehdyt muutokset.
Voit myös asettaa hälytyksiä saamaan ilmoituksen aina, kun joku käyttää tiedostoa tai tekee siihen muutoksia. Tämä auttaa sinua seuraamaan, kuka käyttää tiedostoa ja mitä he tekevät sillä.
ajastinohjelma Windowsille
Aiheeseen liittyvät UKK
Kuinka luoda jaettu Excel-tiedosto SharePointissa?
Vastaus:
Jaetun Excel-tiedoston luominen SharePointissa on loistava tapa tehdä yhteistyötä muiden kanssa projektin parissa tai tallentaa tärkeitä tietoja. Ensimmäinen vaihe on SharePoint-sivuston luominen. Voit tehdä tämän kirjautumalla sisään Office 365 -portaaliin ja luomalla uuden SharePoint-sivuston. Kun sivusto on luotu, voit lisätä Excel-tiedoston sivustollesi lataamalla sen dokumenttikirjastoon. Voit sitten jakaa tämän tiedoston muiden käyttäjien kanssa antamalla heille muokkausoikeudet. Näin he voivat tarkastella, muokata ja kommentoida jaettua tiedostoa. Kun tiedosto on jaettu, kaikki kenen tahansa tekemät muutokset näkyvät tiedostossa.
Yhteenvetona voidaan todeta, että jaetun Excel-tiedoston luominen SharePointissa on yksinkertainen ja suoraviivainen prosessi. Tämän oppaan avulla voit helposti luoda jaetun Excel-tiedoston, jota voit jakaa ja tehdä yhteistyötä kollegojesi kanssa. Näin voit pitää kirjaa kaikesta tärkeästä tiedosta yhdessä paikassa, mikä tekee yhteistyöstä tehokkaampaa ja tuottavampaa. Muutamalla napsautuksella ja muutamalla minuutilla voit luoda nopeasti jaetun Excel-tiedoston SharePointissa.
