Työntekijänä työstä lähteminen on iso päätös. Sen varmistaminen, että kaikki tärkeät sähköpostisi tallennetaan ja viedään mukaasi, on välttämätön ja tärkeä vaihe prosessissa. Jos käytät Outlookia sähköpostiisi, niiden tallentaminen voi tuntua pelottavalta. Mutta oikealla ohjauksella on helppoa ja tehokasta tallentaa Outlook-sähköpostisi, kun lähdet työstäsi. Tässä artikkelissa annamme sinulle vaiheittaiset ohjeet Outlook-sähköpostien tallentamiseen, kun lähdet työstäsi.
Kuinka tallentaa Outlook-sähköpostit, kun lähdet työstä?
- Avaa Outlook ja kirjaudu sisään tilisi tunnistetiedoilla.
- Siirry Tiedosto-välilehteen ja valitse Asetukset.
- Valitse Lisäasetukset-välilehdeltä Vie.
- Valitse Vie tiedostoon ja napsauta Seuraava.
- Valitse Outlook-datatiedosto (.pst) ja napsauta Seuraava.
- Valitse kansiot, jotka haluat viedä, ja napsauta Seuraava.
- Valitse tiedoston tallennuspaikka ja napsauta Valmis.
Mitkä ovat vaiheet Outlook-sähköpostien tallentamiseen, kun lähdet työstä?
Kun lähdet työstä, on tärkeää tallentaa sähköpostit, jotka voivat olla tärkeitä myöhempää käyttöä varten. Microsoft Outlook on yksi suosituimmista sähköpostisovelluksista, ja sähköpostien tallentaminen Outlookissa on melko yksinkertainen. Tässä artikkelissa käsitellään Outlook-sähköpostien tallentamisen vaiheita, kun poistut työstä.
Ensimmäinen askel on luoda Outlookiin kansio tallennettaville sähköposteille. Tämä kansio voidaan luoda missä tahansa Outlookin osiossa, mutta on parasta luoda erillinen kansio, joka on selkeästi merkitty sähköpostien tallentamista varten. Kun kansio on luotu, sähköpostit voidaan siirtää siihen vetämällä ja pudottamalla ne kansioon.
Toinen vaihe on kansion varmuuskopiointi. Tämä voidaan tehdä napsauttamalla Tiedosto-välilehteä ja valitsemalla sitten Varmuuskopio. Tämä luo kansiosta ja kaikesta sen sisällöstä kopion, joka voidaan tallentaa ulkoiseen tallennuslaitteeseen tai pilvitallennustilaan.
Kolmas vaihe on viedä sähköpostit kansiosta. Tämä voidaan tehdä valitsemalla Tiedosto-välilehti ja valitsemalla sitten Vie. Tämä avaa valintaikkunan, jossa käyttäjä voi valita, minkä tyyppisenä tiedostona hän haluaa viedä sähköpostit. Yleisin tiedostotyyppi on .pst-tiedosto, mutta myös muita tiedostotyyppejä voidaan käyttää. Kun tiedostotyyppi on valittu, sähköpostit voidaan viedä.
Kuinka tallentaa Outlook-sähköpostit, kun lähdet työstä?
Kun sähköpostit on varmuuskopioitu ja viety, ne on säilytettävä turvallisessa paikassa. Tämä voidaan tehdä luomalla uusi kansio tietokoneeseen tai tallentamalla viedyt sähköpostit ulkoiseen tallennuslaitteeseen tai pilvitallennustilaan. On tärkeää muistaa pitää sähköpostit turvassa.
Neljäs vaihe on sähköpostien poistaminen Outlook-tilistä. Tämä voidaan tehdä valitsemalla sähköpostit ja napsauttamalla sitten Poista-painiketta. Tämä poistaa sähköpostit pysyvästi Outlook-tililtä. On tärkeää huomata, että tämä vaihe on peruuttamaton, joten on tärkeää varmistaa, että kaikki tallennettavat sähköpostit on varmuuskopioitu ja viety ennen tämän vaiheen suorittamista.
Viides vaihe on Outlookin poistaminen käytöstä tilille. Tämä voidaan tehdä siirtymällä Tilin asetukset -välilehteen ja valitsemalla sitten Poista tili käytöstä. Tämä estää ketään pääsemästä tilille ja kaikkiin siinä oleviin sähköposteihin. On tärkeää huomata, että tätä vaihetta ei voi peruuttaa, joten on tärkeää varmistaa, että kaikki sähköpostit on varmuuskopioitu ja viety ennen tämän vaiheen suorittamista.
Kuinka estää luvaton pääsy Outlook-sähköpostiin, kun lähdet työstä?
Kun sähköpostit on varmuuskopioitu ja viety, on tärkeää ryhtyä toimiin luvattoman käytön estämiseksi. Tähän sisältyy salasanan määrittäminen tilille sekä kaksivaiheisen todennuksen määrittäminen. Tämä varmistaa, että vain käyttäjä pääsee käsiksi sähköposteihin.
Kuudes vaihe on ilmoittaa työnantajalle sähköpostiosoite, jota tiliä varten käytetään. Tämä varmistaa, että kukaan muu kuin käyttäjä ei pääse käsiksi sähköposteihin, ja auttaa suojaamaan käyttäjän yksityisyyttä.
Seitsemäs vaihe on Outlook-tilin poistaminen. Tämä voidaan tehdä napsauttamalla Tilin asetukset -välilehden Poista-painiketta. Tämä poistaa tilin ja kaikki siinä olevat sähköpostit pysyvästi.
Mitä etuja on Outlook-sähköpostien tallentamisesta, kun lähdet työstä?
Outlook-sähköpostien tallentamisella työstä poistuttaessa on useita etuja. Ensinnäkin se varmistaa, että käyttäjällä on tietue kaikista tärkeistä sähköposteista, joita saatetaan tarvita tulevaisuudessa. Toiseksi se estää luvattoman pääsyn sähköposteihin, mikä auttaa suojaamaan käyttäjän yksityisyyttä. Lopuksi se antaa käyttäjälle mahdollisuuden tallentaa työstään, johon voi viitata tulevaisuudessa.
Mitä haittoja on Outlook-sähköpostien tallentamisesta, kun lähdet työstä?
Suurin haitta Outlook-sähköpostien tallentamisessa työstä poistuttaessa on, että se voi viedä aikaa. Se vaatii käyttäjän luomaan kansion sähköposteille, varmuuskopioimaan kansion ja viemään sähköpostit. Se edellyttää myös, että käyttäjä poistaa sähköpostit tililtä ja poistaa tilin käytöstä. Kaikki nämä vaiheet voivat viedä aikaa, joten on tärkeää suunnitella etukäteen ja varmistaa, että kaikki vaiheet on suoritettu ennen työstä lähtemistä.
6 suosituinta usein kysyttyä kysymystä
K.1 Kuinka voin tallentaa Outlook-sähköpostit, kun lähden työstä?
V. Voit tallentaa sähköpostit Outlookista poistuessasi työstä käyttämällä Outlookin vientitoimintoa. Tätä toimintoa voidaan käyttää varmuuskopion luomiseen sähköpostistasi ja muista tiedoistasi. Vie sähköpostisi avaamalla Outlook, napsauttamalla Tiedosto-välilehteä ja valitsemalla sitten Avaa ja vie > Vie tiedostoon. Valitse sitten luotavan tiedoston tyyppi, kuten .pst-tiedosto. Valitse lopuksi kansiot, jotka haluat viedä, kuten Saapuneet-kansio, ja napsauta sitten Valmis. Tämä luo sähköpostisi ja muut tietosi sisältävän varmuuskopiotiedoston, jonka voit tallentaa tai siirtää uudelle työnantajallesi.
K.2 Voinko tallentaa Outlook-sähköpostit USB-asemalle?
V. Kyllä, voit tallentaa Outlook-sähköpostit USB-asemalle, jos käytät yllä mainittua vientitoimintoa. Kun valitset vietävän tiedoston tyypin, valitse .pst-tiedostovaihtoehto. Tämä luo varmuuskopiotiedoston, joka voidaan tallentaa USB-asemaan. Sen voi sitten siirtää uudelle työnantajallesi tai tallentaa myöhempää tarvetta varten.
lukitse näppäimistö ja hiiri
K.3 Voinko tallentaa Outlook-sähköpostit tietokoneelleni?
V. Kyllä, voit tallentaa Outlook-sähköpostit tietokoneellesi käyttämällä yllä mainittua vientitoimintoa. Kun valitset vietävän tiedoston tyypin, valitse .pst-tiedostovaihtoehto. Tämä luo varmuuskopiotiedoston, joka voidaan tallentaa tietokoneellesi. Sen voi sitten siirtää uudelle työnantajallesi tai tallentaa myöhempää tarvetta varten.
K.4 Mikä on PST-tiedosto?
V. PST-tiedosto on datatiedosto, jota Microsoft Outlook käyttää sähköpostien, yhteystietojen ja muiden tietojen tallentamiseen. PST tulee sanoista Personal Storage Table. Se on yleisin Outlook-tietojen varmuuskopiointiin käytetty tiedostotyyppi, ja sitä voidaan käyttää tietojen siirtämiseen uudelle työnantajalle.
K.5 Onko mahdollista tallentaa Outlook-sähköpostit ilman vientitoimintoa?
V. Kyllä, voit tallentaa Outlook-sähköpostit ilman vientitoimintoa yksinkertaisesti kopioimalla sähköpostit Saapuneet-kansiosta tai muista kansioista. Tee tämä avaamalla Outlook, avaamalla kansio, joka sisältää tallennettavat sähköpostit, valitsemalla tallennettavat sähköpostit, napsauttamalla valintaa hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla Kopioi. Avaa sitten uusi kansio, napsauta hiiren kakkospainikkeella ja valitse Liitä. Tämä kopioi sähköpostit uuteen kansioon, joka voidaan tallentaa tai siirtää uudelle työnantajallesi.
K.6 Onko mahdollista tallentaa Outlook-sähköpostit eri tietokoneista?
V. Kyllä, voit tallentaa Outlook-sähköpostit eri tietokoneista käyttämällä yllä mainittua vientitoimintoa. Kun valitset vietävän tiedoston tyypin, valitse .pst-tiedostovaihtoehto. Tämä luo varmuuskopiotiedoston, joka voidaan tallentaa USB-asemaan tai muuhun tallennuslaitteeseen. Sen voi sitten siirtää uudelle työnantajallesi tai tallentaa myöhempää tarvetta varten.
Työstä lähteminen voi olla jännittävä mutta pelottava prosessi. Vaikka on suoritettava monia vaiheita, yksi tärkeimmistä on sähköpostien tallentaminen Outlookista. Noudattamalla tässä artikkelissa kuvattuja vaiheita voit helposti tallentaa Outlook-sähköpostisi poistuessasi työstä. Tämä varmistaa, että sinulla on muistiin kaikki viestit ja liitteet, jotka voivat olla tärkeitä tulevaa käyttöä varten. Kun käytät muutaman minuutin sähköpostisi tallentamiseen, voit säästää aikaasi ja stressiäsi tulevaisuudessa.
