Kuinka lähettää toistuvia sähköposteja Outlook 365:ssä?

Oletko Outlook 365 -käyttäjä, joka etsii helppoa ja tehokasta tapaa automatisoida sähköpostiprosessisi? Toistuvien sähköpostien lähettäminen voi olla työlästä, jos teet sen manuaalisesti. Onneksi Outlook 365 tarjoaa sinulle mahdollisuuden määrittää helposti toistuvia sähköpostiviestejä. Tässä artikkelissa keskustelemme toistuvien sähköpostien lähettämisestä Outlook 365:ssä.

Kuinka lähettää toistuvia sähköposteja Outlook 365:ssä?

• Avaa Outlook 365 ja siirry Outlookin kotisivulle.
• Luo uusi sähköpostiviesti tai vastaa olemassa olevaan.
• Siirry Asetukset-välilehteen ja napsauta Viive toimitus -painiketta.
• Valitse Toimitusvaihtoehdoista Älä toimita ennen -valintaruutu.
• Aseta päivämäärä ja aika, jolloin haluat sähköpostin lähetettävän.
• Valitse Toistuva-vaihtoehdon valintaruutu ja valitse ajanjakso.
• Napsauta Sulje ja napsauta sitten Lähetä.

valvontakeskuksen ikkunat 10

Mitä ovat toistuvat sähköpostit Outlook 365:ssä?

Toistuvat sähköpostit ovat sähköposteja, jotka lähetetään säännöllisesti ja toistuvasti. Ne ovat loistava tapa pitää yhteyttä asiakkaisiin, asiakkaisiin ja työtovereihin. Outlook 365:n avulla käyttäjät voivat helposti automatisoida näiden sähköpostien lähetysprosessin, mikä säästää aikaa ja energiaa. Toistuvia sähköposteja voidaan käyttää muistuttamaan asiakkaita tulevista tapahtumista, lähettämään uutiskirjeitä ja pitämään kaikki samalla sivulla.

Lähetessään toistuvia sähköposteja Outlook 365:ssä käyttäjät voivat mukauttaa sähköpostien lähetystiheyttä, sisällyttää liitteitä ja jopa seurata sähköposteja lisäanalyysiä varten. Näin on helppo varmistaa, että sähköpostit lähetetään ajoissa ja että aiotut vastaanottajat lukevat ne. Sen avulla käyttäjät voivat myös määrittää automaattisia vastauksia, jotka voidaan lähettää, kun tietyt kriteerit täyttyvät sähköpostissa.

Toistuvien sähköpostien määrittäminen Outlook 365:ssä

Toistuvien sähköpostien määrittämiseksi Outlook 365:ssä käyttäjien on ensin luotava sähköpostiviesti Outlookin Saapuneet-kansioon. Tämä viesti on malli kaikille tämän sarjan tuleville sähköpostiviesteille. Kun malli on luotu, käyttäjät voivat valita Luo toistuva sähköposti -painikkeen, joka sijaitsee Outlook-ikkunan yläosassa olevassa nauhassa. Tämä avaa ikkunan, jossa käyttäjät voivat määrittää sähköpostien lähetystiheyden ja mukauttaa muita asetuksia, jotka he haluavat sisällyttää.

Kun määrität sähköpostien lähetystiheyttä, käyttäjät voivat valita, lähetetäänkö sähköpostit päivittäin, viikoittain vai kuukausittain. He voivat myös määrittää, minä viikon tai kuukauden päivänä sähköpostit lähetetään. Tämä voi auttaa pitämään asiakkaat ja kollegat ajan tasalla säännöllisistä muutoksista ja päivityksistä oikea-aikaisesti.

Toistuvien sähköpostien ajoittaminen Outlook 365:ssä

Kun sähköpostien lähetystiheys on asetettu, käyttäjät voivat valita Aikataulu-painikkeen, joka sijaitsee Outlook-ikkunan yläreunassa. Tämä avaa ikkunan, jossa käyttäjät voivat valita kellonajan ja päivämäärän, jolloin he haluavat sähköpostien lähetettävän. Käyttäjät voivat lähettää sähköpostit välittömästi tai ajoittaa ne tulevaan päivämäärään ja kellonaikaan. On tärkeää huomata, että käyttäjät voivat ajoittaa toistuvat sähköpostit vain enintään vuodeksi etukäteen.

Toistuvien sähköpostien seuranta Outlook 365:ssä

Lähetessään toistuvia sähköposteja Outlook 365:ssä käyttäjät voivat seurata sähköposteja lisäanalyysiä varten. Käyttäjät voivat tehdä tämän valitsemalla Outlook-ikkunan yläreunassa olevan nauhan Seuraa-painikkeen. Tämä avaa ikkunan, jossa käyttäjät voivat valita seurannan tyypin, jonka he haluavat ottaa käyttöön. Tämä sisältää seuraamisen, milloin sähköpostit avataan, milloin linkkejä napsautetaan ja milloin liitteet avataan. Näitä tietoja voidaan sitten käyttää saadakseen näkemyksiä käyttäjien käyttäytymisestä ja ymmärtämään paremmin asiakkaiden tarpeita ja kiinnostuksen kohteita.

Toistuvien sähköpostien lähettäminen Outlook 365:ssä

Kun kaikki asetukset on määritetty ja sähköpostit on ajoitettu, käyttäjät voivat valita Outlook-ikkunan yläreunassa olevan nauhan Lähetä-painikkeen. Tämä lähettää sarjan ensimmäisen sähköpostin. Kaikki sarjan myöhemmät sähköpostit lähetetään automaattisesti käyttäjän asettaman tiheyden mukaan.

clipgrab verkossa

Toistuvien sähköpostien hallinta Outlook 365:ssä

Kun toistuvat sähköpostit on lähetetty, käyttäjät voivat hallita niitä Hallinnoi-painikkeella, joka sijaitsee Outlook-ikkunan yläosassa olevassa nauhassa. Tämä avaa ikkunan, jossa käyttäjät voivat tarkastella sarjan sähköposteja, muokata niitä, poistaa niitä tai peruuttaa ne. Näin on helppo seurata kaikkia sarjan sähköposteja ja varmistaa, että ne lähetetään aikataulun mukaisesti.

Toistuvien sähköpostien mukauttaminen Outlook 365:ssä

Käyttäjät voivat mukauttaa sarjan sähköposteja valitsemalla Mukauta-painikkeen, joka sijaitsee Outlook-ikkunan yläosassa olevassa nauhassa. Tämä avaa ikkunan, jossa käyttäjät voivat muokata aiheriviä, lisätä liitteitä tai muokata sähköpostien sisältöä. Tämän ansiosta sarjan sähköpostit on helppo pitää ajan tasalla ja osuvina aiottujen vastaanottajien kannalta.

6 suosituinta usein kysyttyä kysymystä

Kysymys 1: Mikä on toistuva sähköposti?

Toistuva sähköposti on sähköposti, joka lähetetään säännöllisesti, kuten päivittäin, viikoittain tai kuukausittain. Se on automatisoitu prosessi, joka säästää aikaa ja poistaa tarpeen kirjoittaa ja lähettää sähköpostit manuaalisesti. Toistuvia sähköposteja käytetään yleensä uutiskirjeiden, muistutusten, päivitysten jne. toimittamiseen.

Kysymys 2: Kuinka voin määrittää toistuvan sähköpostin Outlook 365:ssä?

Toistuvan sähköpostin määrittäminen Outlook 365:ssä on helppoa. Luo ensin uusi sähköpostiviesti Outlookissa ja kirjoita kaikki tarvittavat tiedot, mukaan lukien vastaanottajan osoite, aiherivi ja viestin runko. Napsauta seuraavaksi Aikataulu-painiketta, joka löytyy sähköposti-ikkunan yläosassa olevasta nauhasta. Tämän jälkeen voit valita toistuvien sähköpostien lähetystiheyden (päivittäin, viikoittain, kuukausittain jne.) ja päivämäärän, jolloin haluat sähköpostin alkavan. Napsauta lopuksi Lähetä ja toistuva sähköposti määritetään.

Kysymys 3: Voinko mukauttaa toistuvan sähköpostin sisältöä?

Kyllä, voit mukauttaa toistuvan sähköpostin sisältöä Outlook 365:ssä. Voit tehdä tämän napsauttamalla nauhan Aikataulu-painiketta ja valitsemalla sitten Muokkaa toistuvaa viestiä. Tämä avaa uuden ikkunan, jossa voit tehdä muutoksia sähköpostin sisältöön, mukaan lukien aiheriviin, tekstiin ja mahdollisiin liitteisiin. Kun olet tehnyt tarvittavat muutokset, napsauta Tallenna ja sulje ottaaksesi ne käyttöön toistuvassa sähköpostissa.

Kysymys 4: Voinko peruuttaa toistuvan sähköpostin?

Kyllä, voit peruuttaa toistuvan sähköpostin Outlook 365:ssä. Voit tehdä tämän napsauttamalla nauhan Aikataulu-painiketta ja valitsemalla Peruuta toistuva viesti. Tämä avaa uuden ikkunan, jossa voit vahvistaa toistuvan sähköpostin peruutuksen. Kun olet vahvistanut peruutuksen, sähköpostia ei enää lähetetä.

Kysymys 5: Voinko muuttaa toistuvien sähköpostiviestien tiheyttä?

Kyllä, voit muuttaa toistuvien sähköpostiviestien tiheyttä Outlook 365:ssä. Voit tehdä tämän napsauttamalla nauhan Aikataulu-painiketta ja valitsemalla sitten Muokkaa toistuvaa viestiä. Tämä avaa uuden ikkunan, jossa voit valita toistuvien sähköpostien uuden tiheyden (päivittäin, viikoittain, kuukausittain jne.). Kun olet tehnyt tarvittavat muutokset, napsauta Tallenna ja sulje ottaaksesi ne käyttöön toistuvassa sähköpostissa.

herätyskannettava kansi suljettuna

Kysymys 6: Voinko lisätä uusia vastaanottajia toistuvaan sähköpostiin?

Kyllä, voit lisätä uusia vastaanottajia toistuvaan sähköpostiin Outlook 365:ssä. Voit tehdä tämän napsauttamalla nauhan Aikataulu-painiketta ja valitsemalla sitten Muokkaa toistuvaa viestiä. Tämä avaa uuden ikkunan, jossa voit lisätä uusia vastaanottajia sähköpostiin. Kun olet lisännyt kaikki tarvittavat vastaanottajat, napsauta Tallenna ja sulje ottaaksesi ne käyttöön toistuvassa sähköpostissa.

Toistuvien sähköpostien lähettäminen Outlook 365:ssä voi säästää paljon aikaa ja vaivaa päivittäisessä rutiinissasi. Voit nyt helposti luoda yhden sähköpostin, joka voidaan lähettää ajoittain tietylle yhteyshenkilöryhmälle tai yksittäisille vastaanottajille. Outlook 365:n intuitiivisen käyttäjäystävällisen käyttöliittymän avulla voit määrittää toistuvan sähköpostin nopeasti vain muutamalla napsautuksella. Nyt voit pysyä yhteydessä ja jakaa tärkeitä tietoja yhteystietojesi kanssa ilman, että sinun tarvitsee kirjoittaa ja lähettää jokaista sähköpostia manuaalisesti.