Kuinka merkitä asiakirjoja Sharepoint Office 365:ssä?

Etsitkö tapaa järjestää asiakirjojasi SharePoint Office 365:ssä? Asiakirjojen merkitseminen on tehokas tapa järjestää asiakirjoja ja helpottaa niiden löytämistä tarvittaessa. Tässä artikkelissa käsittelemme parhaita käytäntöjä asiakirjojen merkitsemiseen SharePoint Office 365:ssä ja aloittamiseen. Lue lisää tästä yksinkertaisesta mutta tehokkaasta organisaatiotyökalusta.

• Avaa asiakirjat sisältävä SharePoint-kirjasto.
• Valitse asiakirja tai asiakirjat, jotka haluat merkitä.
• Napsauta Tag Document -kuvaketta.
• Kirjoita tunnisteet, jotka haluat lisätä asiakirjaan.
• Tallenna tunnisteet napsauttamalla Tallenna-painiketta.

Asiakirjojen merkitseminen tunnisteella SharePoint Office 365:ssä

Asiakirjojen merkitseminen SharePoint Office 365:ssä on tehokas tapa virtaviivaistaa asiakirjojen hallintaa ja varmistaa, että asiakirjat ovat helposti löydettävissä ja käytettävissä. Kun oikea merkintästrategia on käytössä, käyttäjät voivat nopeasti etsiä ja löytää tarvitsemansa asiakirjat vähällä vaivalla. Tämä artikkeli tarjoaa yksityiskohtaisen yleiskatsauksen asiakirjojen merkitsemisestä SharePoint Office 365:ssä.

Mikä on asiakirjan merkitseminen?

Asiakirjojen merkitseminen on prosessi, jossa asiakirjoihin liitetään avainsanoja tai tunnisteita niiden luokittelua ja järjestämistä varten. Tunnisteita käytetään yleensä kuvaamaan asiakirjan sisältöä, tarkoitusta ja yleisöä, mikä mahdollistaa tehokkaamman haun ja haun. Tämä voi olla erityisen hyödyllistä organisaatioille, joilla on suuri määrä asiakirjoja ja jotka tarvitsevat helpon tavan pitää ne järjestyksessä.

SharePoint Office 365:n asiakirjojen merkitsemisen edut

Asiakirjojen merkitseminen SharePoint Office 365:ssä voi tarjota useita etuja, kuten:

• Parempi organisaatio: Asiakirjojen merkitsemisen avulla käyttäjät voivat nopeasti ja helposti etsiä ja hakea tarvitsemiaan asiakirjoja.
• Parempi tuottavuus: Tekemällä asiakirjojen löytämisen helpommin se voi vähentää niiden etsimiseen kuluvaa aikaa.
• Parannettu suojaus: Kun oikea merkintästrategia on käytössä, käyttäjät voivat olla varmempia, että arkaluontoiset asiakirjat tallennetaan turvallisesti.

Asiakirjojen merkitseminen tunnisteella SharePoint Office 365:ssä

Asiakirjojen merkitseminen SharePoint Office 365:ssä on yksinkertainen prosessi, joka voidaan suorittaa muutamassa vaiheessa. Tässä on vaiheittainen opas, joka auttaa sinua pääsemään alkuun:

• Vaihe 1: Kirjaudu SharePoint-tiliisi.
• Vaihe 2: Avaa asiakirjakirjasto, johon haluat merkitä asiakirjat.
• Vaihe 3: Valitse asiakirja, jonka haluat merkitä.
• Vaihe 4: Napsauta Tunnisteet ja huomautukset -vaihtoehtoa nauhavalikosta.
• Vaihe 5: Syötä tunnisteet, jotka haluat liittää asiakirjaan.
• Vaihe 6: Tallenna tunnisteet napsauttamalla Tallenna.
• Vaihe 7: Toista vaiheet jokaiselle asiakirjalle, jonka haluat merkitä.

Parhaat käytännöt asiakirjojen merkitsemiseen SharePoint Office 365:ssä

Kun merkitset asiakirjoja SharePoint Office 365:ssä, on tärkeää pitää mielessä seuraavat parhaat käytännöt:

sammuta ilmoitukset google-kalenteri

• Luo johdonmukainen merkintäjärjestelmä: Luo standardoitu merkintäjärjestelmä, joka on helppo ymmärtää ja käyttää.
• Käytä selkeitä ja kuvaavia tunnisteita: Käytä tunnisteita, jotka kuvaavat selkeästi ja tarkasti asiakirjan sisällön, tarkoituksen ja yleisön.
• Pidä tunnisteet ajan tasalla: Tarkista ja päivitä tunnisteet säännöllisesti varmistaaksesi, että ne pysyvät asianmukaisina ja tarkkoina.
• Varmista asianmukainen suojaus: Varmista, että vain valtuutetut käyttäjät voivat käyttää ja muokata tunnisteita.

Tunnisteiden käyttäminen SharePoint Office 365:ssä

Kun asiakirjat on merkitty, käyttäjät voivat hyödyntää SharePoint Office 365:n haku- ja suodatusominaisuuksia. Käyttäjät voivat esimerkiksi käyttää Suodata tunnisteiden mukaan -vaihtoehtoa löytääkseen nopeasti tietyillä tunnisteilla varustettuja asiakirjoja. Lisäksi käyttäjät voivat käyttää Haku tunnisteiden mukaan -vaihtoehtoa löytääkseen asiakirjoja, jotka sisältävät tiettyjä avainsanoja tai lauseita.

Tunnisteiden hallinta SharePoint Office 365:ssä

SharePoint Office 365 tarjoaa käyttäjille myös mahdollisuuden hallita tunnisteita ja varmistaa, että ne pysyvät järjestyksessä ja ajan tasalla. Käyttäjät voivat hallita tunnisteita nauhavalikon Hallinnoi tunnisteita -vaihtoehtoa. Näin käyttäjät voivat luoda, muokata ja poistaa tunnisteita tarpeen mukaan.

Tunnisteiden tarkasteleminen SharePoint Office 365:ssä

Käyttäjät voivat tarkastella tunnisteita SharePoint Office 365:ssä käyttämällä valintanauhavalikon Näytä tunnisteet -vaihtoehtoa. Tämä avaa luettelon kaikista dokumenttiin liitetyistä tunnisteista, jolloin tunnisteita on helppo tarkastella ja muokata tarvittaessa nopeasti.

Johtopäätös

Asiakirjojen merkitseminen SharePoint Office 365:ssä on tehokas tapa virtaviivaistaa asiakirjojen hallintaa ja varmistaa, että asiakirjat ovat helposti löydettävissä ja käytettävissä. Käyttämällä aikaa taggausstrategian toteuttamiseen ja noudattamalla parhaita tunnisteiden käytäntöjä, käyttäjät voivat hyödyntää SharePoint Office 365:n haku- ja suodatusominaisuuksia asiakirjojen nopeaan paikallistamiseen.

Aiheeseen liittyvät UKK

Mitä SharePoint Tagging on?

SharePoint-koodaus on prosessi, jossa asiakirjoihin lisätään tarroja tai tunnisteita niiden luokittelemiseksi ja järjestämiseksi. Näiden tunnisteiden avulla käyttäjät voivat nopeasti paikantaa asiakirjoja ja muuta sisältöä, joka liittyy tiettyyn aiheeseen tai projektiin. Käyttäjät voivat lisätä tunnisteita asiakirjoihin manuaalisesti tai SharePoint itse voi lisätä ne automaattisesti. Tunnisteet voidaan myös jakaa useille SharePoint-sivustoille, mikä helpottaa asiakirjojen etsimistä ja löytämistä.

SharePoint-koodaus auttaa myös lisäämään käyttäjien sitoutumista sisältöön. Antamalla käyttäjille mahdollisuuden löytää nopeasti heidän kiinnostuksen kohteihinsa liittyvää sisältöä, he ovat todennäköisemmin sitoutuneita ja pysyvät sivustolla pidempään. Tämä voi johtaa siihen, että käyttäjät ottavat enemmän käyttöön SharePointia ja parantaa yleistä käyttökokemusta.

Kuinka merkitsen asiakirjoja SharePoint Office 365:ssä?

Asiakirjojen merkitseminen SharePoint Office 365:ssä on helppoa. Valitse Dokumenttikirjastosta asiakirja, jonka haluat merkitä. Napsauta sitten tunnisteet ja muistiinpanot -kuvaketta nauhassa. Tämä avaa ikkunan, johon voit kirjoittaa tunnisteet, joita haluat käyttää. Voit lisätä jokaiseen asiakirjaan useita tunnisteita, ja nämä tunnisteet näkyvät kaikille, joilla on pääsy asiakirjaan.

Kun tunniste on lisätty, sen avulla voidaan nopeasti etsiä aiheeseen liittyviä asiakirjoja kirjastosta. Jos haluat etsiä tietyllä tunnisteella varustettuja asiakirjoja, kirjoita tunnisteen nimi hakukenttään. SharePoint näyttää sitten luettelon kaikista asiakirjoista, joissa on tämä tunniste. Tämä helpottaa tiettyyn aiheeseen tai projektiin liittyvien asiakirjojen löytämistä.

lapsilukko kromi laajennus

Mitä hyötyä on asiakirjojen merkitsemisestä SharePoint Office 365:ssä?

Asiakirjojen merkitseminen SharePoint Office 365:ssä tarjoaa useita etuja. Ensinnäkin sen avulla käyttäjät voivat etsiä nopeasti liittyviä asiakirjoja ja sisältöä. Näin käyttäjien on helpompi löytää tarvitsemansa tiedot ilman, että heidän tarvitsee käyttää aikaa useiden asiakirjojen manuaaliseen seulomiseen.

Toiseksi asiakirjojen merkitseminen auttaa myös parantamaan käyttäjien sitoutumista. Kun käyttäjät voivat löytää aiheeseen liittyvää sisältöä nopeasti, he viipyvät sivustolla pidempään ja sitoutuvat sisältöön paremmin. Tämä auttaa lisäämään SharePointin omaksumista ja parantaa yleistä käyttökokemusta. Asiakirjojen merkitseminen auttaa myös järjestämään asiakirjoja ja sisältöä, jolloin käyttäjien on helpompi löytää tarvitsemansa.

Kuinka hallitsen tunnisteita SharePoint Office 365:ssä?

Tunnisteiden hallinta SharePoint Office 365:ssä on helppoa. Voit hallita tunnisteita avaamalla kirjaston, jossa haluat hallita tunnisteita. Napsauta sitten tunnisteet ja muistiinpanot -kuvaketta nauhassa. Tämä avaa ikkunan, jossa voit tarkastella, lisätä ja poistaa tunnisteita. Voit myös nimetä uudelleen olemassa olevia tunnisteita ja lisätä muistiinpanoja kuhunkin tunnisteeseen.

Lisäksi voit tarkastella luetteloa asiakirjoista, jotka liittyvät kuhunkin tunnisteeseen. Näin voit löytää nopeasti tiettyyn aiheeseen tai projektiin liittyviä asiakirjoja. Voit myös lisätä tunnisteita asiakirjoihin tästä ikkunasta, mikä helpottaa tunnisteiden nopeaa lisäämistä useisiin asiakirjoihin kerralla.

Voinko jakaa tunnisteita useille SharePoint-sivustoille?

Kyllä, voit jakaa tunnisteita useille SharePoint-sivustoille. Voit tehdä tämän avaamalla kirjaston, johon haluat jakaa tunnisteet. Napsauta sitten tunnisteet ja muistiinpanot -kuvaketta nauhassa. Tämä avaa ikkunan, jossa voit tarkastella, lisätä ja poistaa tunnisteita.

Jaa tunniste napsauttamalla tunnisteen vieressä olevaa Jaa-painiketta. Tämä avaa ikkunan, jossa voit valita SharePoint-sivustot, joiden kanssa haluat jakaa tunnisteen. Kun olet valinnut sivustot, napsauta Jaa jakaaksesi tunnisteen kyseisten sivustojen kanssa. Näin käyttäjät voivat löytää nopeasti tiettyyn aiheeseen tai projektiin liittyviä asiakirjoja riippumatta siitä, millä SharePoint-sivustolla he ovat.

Voinko merkitä asiakirjoja automaattisesti SharePoint Office 365:ssä?

Kyllä, voit merkitä asiakirjoja automaattisesti SharePoint Office 365:ssä. Voit tehdä tämän avaamalla kirjaston, johon haluat lisätä tunnisteet. Napsauta sitten tunnisteet ja muistiinpanot -kuvaketta nauhassa. Tämä avaa ikkunan, jossa voit tarkastella, lisätä ja poistaa tunnisteita.

antimalware-palvelun suoritettava suuri muisti

Kun olet luonut tunnisteet, joita haluat käyttää, voit määrittää automaattisen taggauksen työnkulun. Tämä työnkulku lisää tunnisteet asiakirjoihin automaattisesti, kun niitä ladataan tai muokataan. Näin on helppo varmistaa, että asiakirjat on aina merkitty ja järjestetty oikein. Automaattinen työnkulku voidaan määrittää toimimaan tietyn aikataulun mukaan tai laukaisemaan tietyt tapahtumat.

Asiakirjojen merkitseminen SharePoint Office 365:ssä on uskomattoman hyödyllinen tapa pysyä järjestyksessä ja löytää asiakirjoja nopeasti. Muutaman yksinkertaisen vaiheen avulla voit nopeasti määrittää tunnisteet ja liittää ne asiakirjoihin hetkessä. Tämä voi helpottaa asiakirjojen hallintaa ja varmistaa, että kaikki toimistossa olevat voivat löytää tarvitsemansa asiakirjat nopeasti. SharePoint Office 365:n avulla voit tehdä asiakirjojen hallinnasta helppoa.