IT-asiantuntijana tiedät, että Microsoft 365 -ryhmät ja -tiimit voivat olla loistava tapa hallita projekteja ja tehdä yhteistyötä kollegoiden kanssa. Tiedät kuitenkin myös, että ilman asianmukaista hallintaa näistä ryhmistä ja ryhmistä voi nopeasti tulla kurittomia ja hallitsemattomia. Tässä artikkelissa näytämme, miten voit hallita Microsoft 365 -ryhmiä ja -tiimejä ilman omistajia, jotta voit pitää projektisi raiteilla ja työtoverisi tyytyväisinä.
Yksi tärkeimmistä Microsoft 365 -ryhmien ja -ryhmien hallinnan asioista on asettaa selkeät odotukset ryhmän jäsenille. Varmista, että jokainen ymmärtää roolinsa ja vastuunsa ryhmässä. Tämä auttaa estämään sekaannuksia ja varmistamaan, että kaikki ovat samalla sivulla.
Toinen tärkeä vinkki on pitää ryhmäsi ja tiimisi järjestyksessä. Tämä tarkoittaa, että luot selkeät ja ytimekkäät nimeämiskäytännöt ryhmillesi ja työryhmillesi sekä pidät projektitiedostot ja asiakirjat järjestyksessä keskeisessä paikassa. Pitämällä ryhmäsi ja tiimisi järjestyksessä, kaikkien on helpompi löytää tarvitsemansa tiedot ja pysyä ajan tasalla.
Lopuksi, älä unohda kommunikoida säännöllisesti ryhmäsi jäsenten kanssa. Pidä heidät ajan tasalla edistymisestäsi ja pyydä heiltä palautetta. Tämä auttaa rakentamaan luottamusta ja pitämään ryhmäsi jäsenet mukana projektissasi. Seuraamalla näitä vinkkejä voit hallita onnistuneesti Microsoft 365 -ryhmiä ja -tiimejä ilman omistajia.
Microsoft 365 -ryhmässä vähintään yksi järjestelmänvalvojan tili voi hallita ja tehdä tarvittavat muutokset. Jos omistajan tili kuitenkin poistetaan Microsoft 365:ssä, Microsoft Teamsin tai Microsoft 365 Groupin tiimi ja siihen liittyvät palvelut voivat jäädä orvoiksi. Vaikka mitään ei voida tehdä, jos ryhmän omistaja on poistettu, voidaan ryhtyä primitiivisiin toimenpiteisiin. Tämä viesti näyttää sinulle, mitä voit tehdä hallita tuntemattomia Microsoft 365 -ryhmiä ja -ryhmiä .
Microsoft 365 -ryhmien ja -ryhmien hallinta ilman omistajia
Maailmanlaajuinen järjestelmänvalvoja, Exchange-järjestelmänvalvoja tai ryhmän järjestelmänvalvoja voi luoda käytännön, joka kysyy automaattisesti ryhmän aktiivisimmilta jäseniltä tai ryhmältä, jolla ei ole omistajia, ottavatko he omistajuuden. Jos jäsen hyväksyy kutsun, hänestä tulee omistaja.
Mitä politiikalle voidaan määrittää
- Jos haluat rajoittaa ketä voidaan kutsua omistajaksi määrittämällä suojausryhmän
- Ilmoituksen lähettäjän osoite
- Viikkojen lukumäärä, jolloin ilmoitukset lähetetään
- Mitkä ryhmät tai ryhmät ovat osa käytäntöä
- Vieraita ei koskaan kutsuta isäntiksi.
- Ilmoitukset lähetetään viikoittain 24 tunnin kuluttua käytännön luomisesta. Vastaanottajat eivät voi välittää ilmoituksia muille.
- Ilmoitukset ja vastaukset seurataan tarkastuslokissa.
- Toiminto kirjataan Compliance Portal -tarkastuslokiin.
- Enintään kaksi ryhmän jäsentä voi hyväksyä kutsun tulla omistajaksi.
Käytännön luomisen vaiheet
- Mene hallintakeskukseen osoitteeseen näytä kaikki > asetukset > organisaation asetukset, ja edelleen Palvelut välilehti, valitse Microsoft 365 -ryhmät .
- Valitse Jos omistajaa ei ole, lähetä sähköpostia ja pyydä aktiivisia ryhmän jäseniä ryhtymään omistajaksi valintaruutu.
- Oletetaan, että haluat säilyttää oletuskokoonpanoasetukset; Valita Tallentaa. Muuten , Valitse Muokkaa käytäntöä ja seuraa seuraavia vaiheita.
- Päällä Viikoittaiset ilmoitusvaihtoehdot määritä sivulla, kuka voi vastaanottaa omistusoikeusilmoituksia. Jos sallit tai estät tiettyjä jäseniä, etsi ja lisää suojausryhmä, jota haluat käyttää.
- Syötä aktiivisten jäsenten lukumäärä, joille haluat ilmoittaa, ja valitse viikkojen määrä ilmoituksen lähettämiseen. (Ilmoitusluettelo luodaan ensimmäisen ilmoituksen aikana, eikä se muutu.) Valitse Seuraava .
- Päällä Keneltä tämä kirje on? -sivulle, valitse sähköpostiviestin lähettäjä ja valitse sitten Seuraava . Huomaa, että jaettuja postilaatikoita ei tueta. Lähettäjän tulee olla käyttäjän postilaatikko tai ryhmäpostilaatikko.
- Päällä Aihe ja viesti sivu, määritä sähköposti ja ota tarvittaessa käyttöön käytäntödirektiivin URL-osoite ja valitse sitten Seuraava .
- Päällä Valitse kohderyhmät sivu, valitse Tietyt ryhmät ja valitse ryhmät ja tiimit, jotka haluat sisällyttää tähän käytäntöön, tai valitse Kaikki ryhmät .
- Valita Seuraava .
- Päällä Tarkastus ja viimeistely sivulla, vahvista asetuksesi ja napsauta Loppu ja valitse sitten Valmistettu.
Mitä tapahtuu, jos ryhmän jäsenet luopuvat omistajuudesta ilmoituksella?
Jos kaikki jäsenet kieltäytyvät ottamasta omistajuutta jopa useiden kehotteiden jälkeen Microsoft Purview Compliance Portalissa, järjestelmänvalvojat voivat nähdä, mikä omistamaton ryhmä on äänettömässä tilassa tarkastuslokissa valitsemalla kuvakkeen. Vartioimaton orporyhmä toiminta. Julkaise tämä, järjestelmänvalvojien on otettava suoraan yhteyttä ryhmiin ja saatava joku ottamaan vastuun. Kun he löytävät jonkun, he voivat tehdä henkilöstä ryhmän tai tiimin järjestelmänvalvojan.
Lukea : Microsoft 365 -järjestelmävaatimukset.
Omistajattoman ryhmän käytäntö on määritetty, mutta yhdellekään jäsenelle ei ilmoiteta.
Tässä käytännössä on vaihe, jota järjestelmänvalvojan ei tarvitse määrittää − Keneltä tämä kirje on? Sinun on varmistettava, että Lähettäjä käyttää käyttäjän postilaatikkoa tai ryhmäpostilaatikkoa. Ilmoitusta ei lähetetä, jos olet määrittänyt jonkin muun lähettäjän kuin käyttäjän tai ryhmäpostilaatikon. Lisävahvistusta varten järjestelmänvalvoja voi tarkistaa tarkastuslokista, onko ryhmäsähköposti-ilmoituksia lähetetty.
