Jos olet SharePoint-käyttäjä, joka etsii tapaa yhdistää kaksi asiakirjaa, olet tullut oikeaan paikkaan! Tässä artikkelissa keskustelemme kahden asiakirjan yhdistämisestä onnistuneesti SharePointissa. Käsittelemme asiakirjojen yhdistämiseen tarvittavat vaiheet sekä tämän prosessin edut ja haitat. Tämän artikkelin loppuun mennessä sinulla on tiedot kahden asiakirjan tehokkaaseen yhdistämiseen SharePointissa. Joten aloitetaan!
Asiakirjojen yhdistäminen Sharepointissa on helppo tehtävä. Suorita se noudattamalla alla olevia ohjeita:
1. Avaa Sharepoint-sivusto ja kirjaudu sisään tarvittaessa.
2. Mene kirjastoon, jossa asiakirjat sijaitsevat.
3. Valitse kaksi tai useampi yhdistettävä asiakirja.
4. Napsauta Yhdistä-vaihtoehtoa.
5. Näyttöön tulee ponnahdusikkuna, jossa on vaihtoehtoja tulostusmuodon ja -paikan valitsemiseksi.
6. Valitse muoto ja sijainti ja napsauta Yhdistä.
7. Asiakirjat yhdistetään yhdeksi asiakirjaksi.
Kuinka yhdistää kaksi asiakirjaa Sharepointissa
SharePoint on tehokas yhteistyöalusta, joka auttaa tiimejä hallitsemaan, tallentamaan ja jakamaan asiakirjoja ja tietoja. Se on loistava tapa tehdä yhteistyötä kollegoiden ja asiakkaiden kanssa, ja yksi sen ominaisuuksista on mahdollisuus yhdistää kaksi asiakirjaa. Kahden asiakirjan yhdistäminen SharePointissa on yksinkertainen prosessi, ja tässä artikkelissa kerrotaan, kuinka se tehdään.
Vaihe 1: Käytä SharePoint-asiakirjakirjastoa
Ensimmäinen vaihe kahden asiakirjan yhdistämisessä SharePointissa on käyttää SharePoint-dokumenttikirjastoa. Tätä varten sinun on kirjauduttava tilillesi SharePoint-verkkosivustolla. Kun olet kirjautunut sisään, siirry asiakirjakirjastoon, jota haluat käyttää. Napsauta sitten Asiakirjat-välilehteä.
Vaihe 2: Valitse yhdistettävät asiakirjat
Kun olet asiakirjakirjastossa, sinun on valittava asiakirjat, jotka haluat yhdistää. Voit tehdä tämän valitsemalla valintaruudut niiden asiakirjojen vieressä, jotka haluat yhdistää. Kun olet valinnut asiakirjat, napsauta sivun alalaidassa olevaa Yhdistä-painiketta.
google hangouts piilotetut animoidut emojit
Vaihe 3: Vahvista yhdistäminen
Kun olet napsauttanut Yhdistä-painiketta, sinulle näytetään vahvistussivu. Tällä sivulla luetellaan asiakirjat, joita olet yhdistämässä, ja sinun on vahvistettava, että haluat jatkaa. Kun olet vahvistanut yhdistämisen, SharePoint luo uuden asiakirjan, joka sisältää näiden kahden asiakirjan yhdistetyn sisällön.
Vaihe 4: Tarkista ja tallenna yhdistetty asiakirja
Kun yhdistetty asiakirja on luotu, sinun on tarkistettava sen sisältö. Kun olet tyytyväinen sisältöön, voit tallentaa asiakirjan SharePoint-kirjastoosi. Voit tehdä tämän napsauttamalla Tallenna-painiketta sivun yläosassa. Voit nyt käyttää yhdistettyä asiakirjaa SharePoint-kirjastostasi.
Vaihe 5: Jaa yhdistetty asiakirja
Kun yhdistetty asiakirja on tallennettu, voit jakaa sen muiden käyttäjien kanssa. Voit tehdä tämän napsauttamalla Jaa-kuvaketta sivun yläreunassa. Tämä avaa valintaikkunan, johon voit kirjoittaa niiden ihmisten nimet tai sähköpostiosoitteet, joiden kanssa haluat jakaa asiakirjan. Kun olet valmis, napsauta Jaa lähettääksesi asiakirjan määritetyille käyttäjille.
Vaihe 6: Poista alkuperäiset asiakirjat
Kun olet jakanut yhdistetyn asiakirjan, voit poistaa alkuperäiset asiakirjat. Voit tehdä tämän valitsemalla poistettavien asiakirjojen vieressä olevat valintaruudut. Napsauta sitten sivun alareunassa olevaa Poista-vaihtoehtoa. SharePoint kehottaa sinua vahvistamaan, että haluat poistaa asiakirjat. Kun olet vahvistanut poistamisen, asiakirjat poistetaan SharePoint-kirjastostasi.
Vaihe 7: Tarkkaile asiakirjan toimintaa
Kun olet yhdistänyt ja jakanut asiakirjan, voit seurata dokumentin toimintaa. Voit tehdä tämän napsauttamalla sivun yläreunassa olevaa Toiminta-välilehteä. Tämä avaa sivun, joka näyttää kaikki asiakirjaan liittyvät toiminnot, kuten kuka on katsonut tai muokannut sitä. Tämä on loistava tapa seurata asiakirjaa ja varmistaa, että sitä käytetään tarkoitetulla tavalla.
Vaihe 8: Muokkaa yhdistettyä asiakirjaa
Jos sinun on tehtävä muutoksia yhdistettyyn asiakirjaan, voit tehdä ne napsauttamalla sivun yläreunassa olevaa Muokkaa-painiketta. Tämä avaa asiakirjan editorissa, jossa voit tehdä muutoksia ja tallentaa ne. Kun olet valmis, napsauta Tallenna tallentaaksesi muutokset asiakirjaan.
Vaihe 9: Versio Hallitse asiakirjaa
Versionhallinta on loistava tapa seurata asiakirjaan tehtyjä muutoksia. Voit tehdä tämän napsauttamalla sivun yläreunassa olevaa Versiohistoria-painiketta. Tämä avaa sivun, joka näyttää kaikki asiakirjan versiot ja niiden luontipäivämäärän. Tämä on loistava tapa seurata asiakirjaan ajan mittaan tehtyjä muutoksia.
Vaihe 10: Arkistoi asiakirja
Kun olet lopettanut yhdistetyn asiakirjan käsittelyn, voit arkistoida sen. Voit tehdä tämän napsauttamalla Arkisto-painiketta sivun yläosassa. Tämä siirtää asiakirjan Arkistoitu-kansioon, mikä estää sen tahattoman poistamisen tai muokkaamisen. Voit aina käyttää arkistoitua asiakirjaa siirtymällä SharePoint-kirjaston Arkistoitu-kansioon.
Aiheeseen liittyvät UKK
Mikä on Sharepoint?
Sharepoint on Microsoftin kehittämä verkkopohjainen sovellusalusta. Sitä käytetään dokumenttien hallintaan ja yhteistyöhön sekä verkkosivustojen luomiseen ja hallintaan. Se on tehokas työkalu yrityksille tietojen tallentamiseen, järjestämiseen, jakamiseen ja pääsyyn miltä tahansa laitteelta.
Sharepoint integroituu Microsoft Office -ohjelmistoon, jolloin käyttäjät voivat tehdä yhteistyötä asiakirjojen, laskentataulukoiden ja esitysten parissa. Se tarjoaa myös helppokäyttöisen käyttöliittymän verkkosivustojen luomiseen ja hallintaan sekä asiakirjojen järjestämiseen ja jakamiseen.
Kuinka yhdistää kaksi asiakirjaa Sharepointissa?
Kahden asiakirjan yhdistäminen Sharepointissa on helppoa. Ensin sinun tulee avata kaksi asiakirjaa, jotka haluat yhdistää erillisiin ikkunoihin. Varmista, että asiakirjat ovat samassa kirjastossa. Valitse sitten molemmat asiakirjat, napsauta valintaa hiiren kakkospainikkeella ja valitse Yhdistä.
Kun asiakirjat on yhdistetty, voit esikatsella yhdistettyä versiota varmistaaksesi, että se on oikea. Voit sitten tallentaa yhdistetyn asiakirjan tai hylätä muutokset, jos et halua säilyttää niitä. Lopuksi voit jakaa yhdistetyn asiakirjan tiimisi tai työtovereiden kanssa.
Mitä hyötyä on asiakirjojen yhdistämisestä Sharepointissa?
Asiakirjojen yhdistäminen Sharepointissa tarjoaa useita etuja. Sen avulla tiimit voivat tehdä yhteistyötä asiakirjojen parissa tehokkaammin, koska he voivat helposti yhdistää kaksi asiakirjaa. Se auttaa myös järjestämään asiakirjoja ja varmistaa, että kaikki tiimin jäsenet ovat samalla sivulla. Lisäksi se vähentää useiden versioiden tarvetta samasta asiakirjasta, mikä voi olla aikaa vievää ja hämmentävää.
Asiakirjojen yhdistäminen Sharepointissa helpottaa myös muutosten seurantaa ja tarkkuuden varmistamista. Sen avulla käyttäjät voivat helposti tarkastella asiakirjoja ja tehdä niihin muutoksia ilman eri versioiden manuaalista vertailua. Se tarjoaa myös helpon tavan pitää asiakirjat ajan tasalla ja varmistaa, että kaikki käyttävät uusinta versiota.
Kuinka turvallista on asiakirjojen yhdistäminen Sharepointissa?
Asiakirjojen yhdistäminen Sharepointissa on turvallista. Kaikki Sharepointiin tallennetut asiakirjat on salattu ja tallennettu suojattuun ympäristöön. On myös mahdollista asettaa käyttöoikeudet niin, että vain tietyt ihmiset voivat käyttää ja tarkastella asiakirjoja. Lisäksi Sharepoint tarjoaa ominaisuuksia, kuten versionhallinnan ja tarkastuslokit, joiden avulla käyttäjät voivat seurata muutoksia ja varmistaa tarkkuuden.
Lisäksi Sharepoint tarjoaa myös ominaisuuksia, kuten käyttäjien pääsynhallinnan ja tietojen katoamisen eston, jotka auttavat suojaamaan asiakirjoja luvattomalta käytöltä tai väärinkäytöltä. Siinä on myös haittaohjelmasuojaus, joka auttaa suojaamaan haittaohjelmia vastaan. Kaikki nämä ominaisuudet auttavat varmistamaan, että asiakirjat pysyvät turvassa ja luottamuksellisina, kun ne yhdistetään Sharepointissa.
Mitkä ovat asiakirjojen yhdistämisen rajoitukset Sharepointissa?
Yksi asiakirjojen yhdistämisen rajoituksista Sharepointissa on se, että eri kirjastojen asiakirjoja ei aina ole mahdollista yhdistää. Lisäksi yhdistettäville asiakirjoille, kuten PDF- ja Word-asiakirjoille, voi olla rajoituksia. Lisäksi asiakirjojen yhdistäminen Sharepointissa voi olla aikaa vievää, varsinkin kun käsitellään suuria asiakirjoja.
Lisäksi voi esiintyä yhteensopivuusongelmia, kun asiakirjoja yhdistetään Sharepointissa. Tämä voi johtua ohjelmistoversioiden eroista tai muista muotoiluongelmista. Lopuksi, Sharepoint ei tue asiakirjojen yhdistämistä ulkoisista lähteistä, kuten Google Drivesta tai Dropboxista.
Mitkä ovat parhaat käytännöt asiakirjojen yhdistämiseen Sharepointissa?
Asiakirjojen yhdistämisen parhaita käytäntöjä Sharepointissa ovat asiakirjojen varmuuskopiointi ennen yhdistämistä, oikeuksien asettaminen hallitaksesi, kenellä on pääsy asiakirjoihin, ja versionhallinnan käyttö muutosten seuraamiseen. On myös tärkeää esikatsella yhdistetty dokumentti ennen sen tallentamista varmistaaksesi, että se on oikea.
Asiakirjoja yhdistettäessä on myös tärkeää varmistaa, että kaikki tiimin jäsenet käyttävät uusinta versiota. Lopuksi on hyvä idea käyttää kolmannen osapuolen työkalua varmistaaksesi, että asiakirjat ovat yhteensopivia ennen niiden yhdistämistä Sharepointissa. Tämä auttaa vähentämään yhteensopivuusongelmien riskiä ja varmistamaan, että asiakirjat yhdistetään oikein.
SharePointin avulla on helppo yhdistää kaksi asiakirjaa yhteen. Noudattamalla tässä artikkelissa kuvattuja yksinkertaisia ohjeita voit nopeasti ja helposti yhdistää kaksi asiakirjaa SharePointissa. Tämä säästää aikaa ja vaivaa, jolloin voit keskittyä muihin tehtäviin. Tämän työkalun avulla voit helposti ja nopeasti yhdistää kaksi asiakirjaa SharePointissa ilman tiedostojen lataamisen ja lähettämisen vaivaa.
