Ladattujen asiakirjojen muokkaamisen rajoittaminen Microsoft Teamsissa

IT-asiantuntijana voit tehdä muutamia asioita rajoittaaksesi ladattujen asiakirjojen muokkaamista Microsoft Teamsissa. Muutaman yksinkertaisen vinkin avulla voit varmistaa, että asiakirjasi ovat turvassa ei-toivotuilta muutoksilta.

Ensimmäinen asia, jonka voit tehdä, on määrittää käyttöoikeudet sille, kuka voi muokata asiakirjaa. Tämä voidaan tehdä siirtymällä asiakirjan asetuksiin ja valitsemalla kuka voi muokata asiakirjaa. Tällä voit varmistaa, että vain ne, joilla on asianmukaiset käyttöoikeudet, voivat tehdä muutoksia asiakirjaan.

Toinen tapa rajoittaa asiakirjojen muokkaamista on käyttää asiakirjaversioita. Tämä tarkoittaa, että voit tallentaa asiakirjan eri versioita ja sitten hallita, kenellä on pääsy mihin tahansa versioon. Tästä voi olla hyötyä, jos haluat varmistaa, että vain tietyillä ihmisillä on pääsy tiettyihin asiakirjan osiin.

Lopuksi voit myös käyttää salasanasuojausta rajoittaaksesi asiakirjojen muokkaamista. Tämä tarkoittaa, että vain ne, joilla on salasana, voivat tehdä muutoksia asiakirjaan. Tämä voi olla hyvä vaihtoehto, jos haluat varmistaa, että vain tietyillä ihmisillä on pääsy asiakirjaan.

Näiden vihjeiden avulla voit helposti rajoittaa asiakirjojen muokkaamista Microsoft Teamsissa. Näin voit varmistaa, että asiakirjasi ovat turvassa ei-toivotuilta muutoksilta.

Aina kun joukkueen omistaja lisää jäsenen Microsoft-tiimiisi , niiden avulla voit välittömästi muokata ja tehdä muutoksia Microsoft Teams -sovelluksen sisältöön, mukaan lukien ladattujen asiakirjojen muokkaaminen. Joissakin tapauksissa Teams-sovelluksen omistaja ei kuitenkaan halua jäsentensä tekevän mitään muutoksia lähetettyyn tiedostoon. Tässä viestissä näytämme sinulle kuinka rajoittaa ladattujen asiakirjojen muokkaamista Microsoft Teamsissa .

Ladattujen asiakirjojen muokkaamisen rajoittaminen Microsoft Teamsissa

Nämä ovat kaksi tapaa rajoittaa ladattujen asiakirjojen muokkaamista Microsoft Teamsissa.

• Oikeus muokata ladattua asiakirjaa
• Muokkaa käyttöoikeuksia dokumentin jakamisen aikana

Sinun on oltava joukkueen omistaja tehdäksesi tämän.

1] Ladatun asiakirjan muokkausoikeudet

Jos haluat estää tiimitovereitasi poistamasta ja muokkaamasta ladattuja tiedostoja Teams-sovelluksessa, voit muuttaa asiakirjan luvan vain katsella vaihtoehto. Tätä menetelmää voidaan soveltaa, jos käytät Microsoft Teamsia yrityksesi organisaatiossa Sharepoint-integraation kanssa.

Näin voit tehdä sen:

• Avaa Teams-sovellus, siirry kohtaan Teams vasemmassa ruudussa > valitse tietyt ryhmät ja kanavat > napsauta Tiedostot-välilehteä > napsauta haluamaasi tiedostoa > Avaa SharePointissa.
• Napsauta seuraavaksi kolmea pistettä ja valitse ehdotetusta luettelosta Kulunvalvonta . Valitse läsnä olevien osallistujien luettelosta osallistujat, joita haluat estää muokkaamasta tai poistamasta tiedostoja.
• Kun olet valinnut osallistujat, napsauta vaihtoehtoa Saa katsella (Ei voi tehdä muutoksia), jolloin valitut osallistujat voivat tarkastella ja lukea asiakirjaa, mutta eivät muokata sitä.

2] Muokkaa käyttöoikeuksia dokumentin jakamisen aikana

Joskus Teams Chat -ryhmään ladattuja tiimitiedostoja voi muokata vain tiedoston omistaja. Kun lisäät jonkun chattiin, käyttöoikeuksia ei määritetä heti niin kuin pitäisi, mutta Teams on myöhässä. Heti kun joku avaa asiakirjan, kaikki muut estetään.

• Siirry kohtaan 'Tiedostot' ja napsauta hiiren kakkospainikkeella tiedostoa, jonka muokkausoikeuksia haluat muuttaa.
• Napsauta Avaa sisään ja valitse sitten mikä tahansa vaihtoehto (Avaa selaimessa, Teamsissa tai sovelluksessa).
• Napsauta oikeassa yläkulmassa Jaa -painiketta ja napsauta sitten jakamislinkkiä.
• Uusi ikkuna avautuu. Napsauta linkkiä, jossa lukee Käyttäjät, joilla on jo käyttöoikeudet, voivat muokata.
• Linkkiasetukset avaa uuden ikkunan alla olevan kuvan mukaisesti. Voit valita luettelosta tiedoston pääsynhallintamenetelmän ja napsauttaa Käytä .
• Muista muuttaa muokkausoikeuksia Muut asetukset -osiossa. Voit myös estää tiedoston lataamisen, jos haluat hallita sitä myöhemmin.

Johtopäätös

Jos yrityksesi ulkopuolisia jäseniä liittyy Teams-sovellukseesi, voit rajoittaa heidän käyttöoikeuksiaan, jotta he eivät voi poistaa tai muokata lisäämiäsi kansioita ja tiedostoja.

Joten tästä artikkelista ymmärrät, että on mahdollista rajoittaa pääsyä tiettyihin Microsoft Teams -käyttäjiin ja että tämä edellyttää lisäoikeuksien hallintaa Teamsin käyttämässä Microsoft SharePoint -dokumenttikirjastossa. Toivon, että nämä vaiheet auttavat sinua saavuttamaan tavoitteesi!

Voivatko Teamsin jäsenet ladata tiedostoja?

Joo. Jos tiedosto on saatavilla laitteellasi, voit jakaa sen Teamsissa muiden käyttäjien kanssa. Chat-viesteissä voi jakaa tiedostoja kahdella tavalla: lähettämällä itse tiedoston tai lähettämällä linkin tiedostoon chat-ikkunassa.

kytke järjestelmän kuvakkeet päälle tai pois päältä Windows 10

Jaa tiedosto yksittäis- tai ryhmäkeskustelussa: Napsauta tekstikentän alapuolella, johon kirjoitat viestiäsi Liitä Valitse tiedosto . Valitse sitten Yksi levy tai Lataa tietokoneeltani (riippuen siitä, missä tiedosto on). Valita Jaa tai avata tiedoston valinnan jälkeen.

Jaa tiedosto tiimisi kanssa kanavassa: Napsauta kanavalla, jossa kirjoitat viestiäsi, 'Valitse tiedosto' -painiketta ja valitse jokin niistä; klikkaus Viimeaikaiset , valitse juuri avaamasi tiedosto ja napsauta Lataa kopio . Voit valita kaikista tiedostoista, joihin sinulla on pääsy Teamsissa, valitsemalla Yleiskatsaus komentoihin ja kanaviin ja napsauta sitten Lataa kopio tai jaa linkki. Valitse OneDrive tai sen mukaan, mihin tiedosto on tallennettu Lataa tietokoneeltani ja valitse sitten Lataa kopio tai avata . Voit myös valita ladata Tiedostot-välilehdellä.

Voinko tehdä tiedostoista vain luku -muotoisia Teamsissa?

Voit muuttaa käyttöoikeutta Sharepointin tai Teams-sovelluksen dokumenttioikeuksien kautta. Sinun on myös varmistettava, että kun lisäät jäsenen, hän ei ole ryhmän omistaja, vaan on ryhmän jäsen tai vieras.